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Whistleblowing

Il decreto legislativo 24/2023, attuativo della Direttiva EU 2019/1937, ha introdotto una disciplina unitaria dei canali di segnalazione e delle tutele riconosciute ai segnalanti nel settore pubblico e privato. Con il termine Whistleblowing viene indicata l’attività di segnalazione di comportamenti illeciti riscontrati all’interno del contesto lavorativo.


Che cosa si può segnalare

Attraverso l’apposita procedura, può essere segnalato qualsiasi atto, comportamento o omissione in violazione delle norme nazionali o europee che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato o qualsiasi atto o omissione volto ad occultare tali violazioni. A tale riguardo si precisa che rientrano

  • nelle violazioni delle disposizioni normative nazionali: gli illeciti penali, civili, amministrativi o contabili relativi ai reati presupposto per l’applicazione del D.lgs. 231/01, nonché le violazioni del Modello di organizzazione, gestione e controllo non riconducibili a violazioni del diritto dell’Unione Europea come di seguito definito;
  • nelle violazioni della normativa europea:
    • illeciti commessi in violazione della normativa dell’UE indicata nell’allegato 1 al Decreto e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione (si tratta di illeciti relativi ai seguenti settori: contratti pubblici, servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti, sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi);
    • atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea (art. 325 del TFUE lotta contro la frode e le attività illegali che ledono gli interessi finanziari dell’UE) come individuati nei regolamenti, direttive, decisioni, raccomandazioni e pareri dell’UE;
    • atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali (art. 26, par. 2 del TFUE);
    • atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni dell’Unione Europea nei settori indicati ai punti precedenti.

È importante che la segnalazione sia adeguatamente circostanziata e dettagliata in modo tale da far emergere circostanze e fatti precisi. In particolare, è necessario che risultino: la chiara descrizione del fatto con indicazione di tempo e luogo della verificazione dello stesso, le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto/i soggetti cui attribuire i fatti segnalati, l’identificazione di soggetti informati sui fatti, l’indicazione di possibili fonti di prova, le modalità attraverso le quali si è venuti a conoscenza del fatto. Le segnalazioni anonime saranno comunque acquisite qualora riportino fatti circostanziati, ma i relativi segnalanti non potranno ricevere l’avviso di presa in carico e la comunicazione del relativo esito dell’istruttoria.


Cosa non si può segnalare

Non rientrano nelle categorie di cui sopra, e dunque sono escluse dall’ambito della segnalazione ex D.lgs. 24/2023, le contestazioni legate ad un interesse di carattere personale del segnalante, che attengono ai propri rapporti individuali di lavoro, o inerenti i rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate (ad es. vertenze di lavoro, discriminazioni, conflitti interpersonali tra colleghi, segnalazioni di dati effettuati nel contesto del rapporto individuale di lavoro in assenza di una lesione dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’ente privato o dell’amministrazione pubblica). Altresì sono escluse dall’ambito della segnalazione ex D.lgs. 24/2023 le segnalazioni palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite sulla base di indiscrezioni non attendibili. Pertanto, le eventuali segnalazioni legate a un interesse personale del segnalante non sono considerate segnalazioni whistleblowing, e verranno archiviate ex D.lgs. 24/2023. Queste ultime potranno essere trattate come segnalazioni ordinarie, laddove previsto dai competenti organi interni della Società (come ad es. per le segnalazioni inerenti la parità di genere).


Chi può segnalare

I whistleblowers sono coloro che sono legittimati all’invio di segnalazioni e nello specifico sono:

  • i dipendenti, ex dipendenti e i candidati a posizioni lavorative;
  • i soci;
  • i clienti, i fornitori, i consulenti, i collaboratori nello svolgimento della propria attività lavorativa.

Quali sono i canali di segnalazione interni di Eltenia S.r.l. e come vi si accede

Sono stati individuati tre canali di segnalazione:

  1. la comunicazione diretta che prevede la possibilità di esporre la segnalazione in forma verbale o scritta direttamente al Responsabile della gestione delle segnalazioni, richiedendo appuntamento scrivendo alla mail whistleblowing@eltenia.it o scrivendo l’oggetto della segnalazione alla suddetta mail;
  2. la comunicazione online che consente al whistleblower di inviare la propria segnalazione mediante compilazione del modulo online pubblicato nella sezione Whistleblowing del sito della Società;
  3. la comunicazione cartacea che prevede la possibilità di inviare la segnalazione tramite servizio postale (Strada 1, palazzo E2, cap 20090, Assago (MI)) o brevi manu nella casella della posta indirizzata al Responsabile della gestione delle segnalazioni. In tale ultimo caso, per garantire la riservatezza, la segnalazione va inserita in una busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata/personale Responsabile della gestione delle segnalazioni”;

Con riferimento ai canali di segnalazione 2 e 3 è possibile procedere anche in modo anonimo.


Chi riceve le segnalazioni e riscontri ai segnalanti non anonimi

Le segnalazioni sono ricevute dal Responsabile della gestione delle segnalazioni di Eltenia S.r.l. che si avvale del supporto della funzione HR. Il Responsabile della gestione delle segnalazioni darà riscontro al segnalante non anonimo:

  • della presa in carico della segnalazione entro 7 giorni dalla ricezione della stessa con avviso di ricevimento via mail;
  • dell’esito dell’istruttoria svolta entro 90 giorni dalla data di invio dell’avviso di ricevimento con comunicazione mail.

Le tutele del segnalante

Eltenia assicura la riservatezza dell’identità del segnalante. È fatto divieto alla Società di applicare misure ritorsive o discriminatorie nei confronti del segnalante in ragione della segnalazione. In particolare, è fatto divieto ad Eltenia di sanzionare il segnalante o di demansionarlo, licenziarlo, trasferirlo o sottoporlo ad altra misura organizzativa avente effetti negativi sulle condizioni di lavoro. Gli atti ritorsivi adottati in violazione di tale divieto sono nulli. La stessa tutela si applica anche nei confronti dei facilitatori e degli altri soggetti assimilati al segnalante (come ad es. colleghi di lavoro del segnalante, persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante, ecc.).


Privacy

I dati personali del segnalante, del segnalato e di tutti i soggetti coinvolti nella segnalazione sono trattati in conformità con la normativa vigente sulla protezione dei dati personali di cui al Reg. Eu. N. 679/2016 e di cui al D.lgs. 196/2003, così come modificato dal D.lgs. 101/2018.


Autorità garante della correttezza dei sistemi Whistleblowing e canale di segnalazione esterno

L’Anac (Autorità Nazionale Anticorruzione) può essere attivata se il canale interno non è attivo o non è conforme, se il segnalante ha effettuato una segnalazione interna in modalità non anonima e non ha ricevuto l’avviso di ricevimento entro 7 giorni dalla segnalazione e/o non ha ricevuto il riscontro sul seguito dato alla segnalazione entro 90 giorni dalla ricezione dell’avviso di ricevimento, oppure ha fondati motivi di ritenere ragionevolmente (sulla base di circostanze concrete ed informazioni effettivamente acquisibili) che se effettuasse una segnalazione interna alla stessa non sarebbe dato efficace seguito o potrebbe determinare ritorsioni ovvero che la violazione può costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse. Anac mette a disposizione una piattaforma informatica accessibile dal sito istituzionale, tramite la quale è possibile comunicare ad Anac eventuali ritorsioni che si ritiene di avere subito a causa della segnalazione. Le linee guida relative alle procedure per la presentazione e la gestione delle segnalazioni esterne sono disponibili sul sito internet dall’ANAC.

N.B.: L’ANAC ha previsto sanzioni da € 500,00 a € 2.500,00 per i segnalanti, nel caso in cui venga accertata la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia.


Modulo di segnalazione




Elementi utili a circostanziare la condotta illecita





Precedenti segnalazioni

Se la segnalazione è già stata effettuata ad altri soggetti compilare le seguenti domande.


INFORMATIVA RELATIVA AL TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI - AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO EUROPEO N. 679/16 (“GDPR”) IN RELAZIONE ALLA GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI EX D.LGS. 24/2023 SUL WHISTLEBLOWING

Buongiorno, con la presente desideriamo fornire opportuna informativa ex art. 13 Reg. Eu n. 679/2016 (c.d. GDPR) ed ex art. 13 del D.lgs. 24/2023 circa gli elementi fondamentali del trattamento da noi eseguito sui dati forniti a seguito di una Segnalazione per la gestione della medesima. A tale riguardo si precisa che i dati personali raccolti saranno oggetto di trattamento improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza, e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti. L’identità del segnalante non sarà rivelata se non per necessità di indagini e previo consenso del segnalante stesso, comunicato per iscritto.

a) Dati raccolti

I dati raccolti includono dati personali identificabili, cioè informazioni che vi concernono personalmente e che permetterebbero a terzi di identificarvi. Questi sono alcuni esempi di dati da noi raccolti:
- dati comuni del segnalante non anonimo:

  • Nome
  • Cognome
  • Ruolo lavorativo
  • Numero di telefono
  • Indirizzo e-mail
  • Fatti illeciti oggetto di Segnalazione

- dati particolari come

  • condizioni di salute;
  • orientamento sessuale;
  • appartenenza sindacale;
  • condanne penali.

- dati identificativi comuni e/o particolari del segnalato;

- dati identificativi comuni e/o particolari di persone informate sui fatti e/o coinvolte nella segnalazione.

b) Finalità e Base giuridica del trattamento

I dati raccolti da Eltenia S.r.l. (il “Titolare”, in seguito “la Società”) verranno trattati per le seguenti finalità:

  1. gestione della Segnalazione effettuata ai sensi del D.lgs. 24/2023;
  2. adempimento di obblighi previsti dalla legge;
  3. difesa o accertamento di un proprio diritto in contenziosi civili, amministrativi o penali.

La base giuridica del trattamento è costituita:

  • per le finalità di cui al punto 1 e 2 dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento ex art. 6, par. 1, lett. c) e parr. 2 e 3 art. 9 , par. 2 lett. b) e artt. 10 e 88 del Gdpr;
  • per la finalità di cui al punto 3 dal legittimo interesse del titolare ex art. 6, co. 1 lett. b, Gdpr;
  • per le Segnalazioni raccolte in forma orale dal consenso del Segnalante ex art. 6, co. 1, lett. a, Gdpr.
c) Durata del trattamento e conservazione dei dati.

I Suoi dati verranno trattati per il tempo necessario al trattamento della Segnalazione e comunque per non più di 5 anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di Segnalazione da parte del responsabile della gestione delle segnalazioni ex art. 14 D.lgs. 24/2023.

d) Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati per le finalità esposte avviene con modalità automatizzate (supporto elettronico), e cartacee nel rispetto delle regole di riservatezza e di sicurezza previste dalla legge, dai regolamenti conseguenti e da apposite disposizioni interne. Il sistema di gestione delle Segnalazioni garantisce, in ogni fase, la riservatezza dell’identità del Segnalante, delle persone coinvolte e/o comunque menzionate nella Segnalazione, del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione, fatto salvo quanto previsto dall’art. 12 co. 5 e 6 del D.lgs. 24/2023.

e) Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati.

Il conferimento dei dati non è obbligatorio, ma è necessario per il conseguimento delle finalità di cui sopra; il loro mancato, parziale o inesatto conferimento potrebbe avere come conseguenza l’impossibilità di gestire la Segnalazione.

f) Categorie di soggetti che potranno avere accesso ai dati.

Per dare corso al trattamento, i dati personali saranno comunicati a soggetti che tratteranno i dati in qualità di Titolari autonomi del trattamento o Responsabili del trattamento (art. 28 GDPR) e saranno trattati da persone fisiche (art. 29 GDPR e/o art. 2-quaterdecies D.Lgs. n. 196/2003) che agiscono sotto l’autorità del Titolare e dei Responsabili sulla base di specifiche istruzioni fornite in ordine a finalità e modalità del trattamento. I dati saranno comunicati a destinatari appartenenti alle seguenti categorie:

  • il responsabile della gestione delle segnalazioni, al quale è affidata la gestione del canale di segnalazione interna;
  • l’Amministratore Unico di Eltenia S.r.l. limitatamente al contenuto della segnalazione e non all’identità del segnalante;
  • l’Ufficio HR, laddove alla segnalazione dovesse conseguire una sanzione disciplinare;
  • i soggetti terzi per la manutenzione del sistema informatico whistleblowing adottato dal Titolare del trattamento;
  • avvocati e/o consulenti tecnici per la difesa dei diritti dell’azienda, ove necessario;
  • autorità giudiziaria e pubbliche autorità (ivi compresa l’ANAC).

I dati personali non verranno in alcun modo diffusi.

g) Diritti dell’interessato

La informiamo che in qualità di interessato, oltre al diritto di proporre reclamo al Garante della Privacy, ha anche i diritti previsti dagli artt. 7 co. 3, 15, 16, 17, 18, 20, 21 e 22 del GDPR, che potrà esercitare rivolgendo apposita richiesta scritta al Titolare del trattamento e/o al Responsabile del trattamento, come indicati al punto i). Di seguito si riporta il testo degli articoli sopra citati.

GDPR

Art. 7, co. 3 – Diritto alla revoca del consenso L’interessato ha il diritto di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.

Art. 15 – Diritto di accesso L’interessato ha il diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle informazioni riguardanti il trattamento.

Art. 16 – Diritto di rettifica L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità̀ del trattamento, l’interessato ha il diritto di ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.

Art. 17 – Diritto alla cancellazione (diritto all’oblio) L’interessato ha il diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e il Titolare del trattamento ha l’obbligo di cancellare senza ingiustificato ritardo i dati personali.

Art. 18 – Diritto di limitazione del trattamento L’interessato ha il diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la limitazione del trattamento quando ricorre una delle seguenti ipotesi:

  1. l’interessato contesta l’esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l’esattezza di tali dati personali;
  2. il trattamento è illecito e l’interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo;
  3. benché́ il Titolare del trattamento non ne abbia più̀ bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
  4. l’interessato si è opposto al trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 1, in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del Titolare del trattamento rispetto a quelli dell’interessato.

Art. 20 – Diritto alla portabilità̀ dei dati L’interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti a un Titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del Titolare del trattamento cui li ha forniti. Nell’esercitare i propri diritti relativamente alla portabilità̀ dei dati a norma del paragrafo 1, l’interessato ha il diritto di ottenere la trasmissione diretta dei dati personali da un Titolare del trattamento all’altro, se tecnicamente fattibile.

Art. 21 – Diritto di opposizione L’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f), compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni.

Art. 22 – Diritto di non essere sottoposto a processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione L’interessato ha il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona.

h) Titolare del trattamento

Titolare del trattamento dei dati è Eltenia S.r.l, con sede legale in Assago, Strada 1, Palazzo E2, P.IVA n. 10256970962. Per ulteriori informazioni, ovvero per esercitare i diritti di cui al precedente punto g), Vi invitiamo a scrivere al seguente indirizzo: privacy@eltenia.it

Assago, 05.02.2024

il “Titolare” del trattamento
Eltenia S.r.l.





Modalità di presentazione della segnalazione

La segnalazione può essere presentata:

  • mediante caricamento sulla pagina del sito dedicata al whistleblowing: www.eltenia.it/whistleblowing
  • attraverso l’invio all’indirizzo di posta elettronica del Responsabile della gestione delle segnalazioni: whistleblowing@eltenia.it
  • a mezzo del servizio postale o tramite posta interna indirizzata al Responsabile della gestione delle segnalazioni di Eltenia S.r.l., Strada 1, Palazzo E2, cap 20090, Assago (MI). Per garantire la riservatezza, la segnalazione va inserita in una busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata/personale”;
  • verbalmente, mediante dichiarazione rilasciata al Responsabile della gestione delle segnalazioni e da questi riportata a verbale.